حفظ السجلات المالية
لا يُمكِن للمدير أنْ يتخذ قرارات جيدة من دون توافر جميع المعلومات اللازمة عن المشروع والمراجعة المستمرة لها؛ للتأكُّد أنَّ العمل يسير على نحوٍ جيد، والتحقُّق من عدم وجود أيِّ مشكلات أو مُعوِّقات تعترض تنفيذه.
غير أنَّ العديد من أصحاب الأعمال غير المسجلة رسميًّا لا يحتفظون بسجلات مالية مُفصَّلة عنها؛ ما يُسبِّب لهم كثيرًا من المشكلات. صحيحٌ أنَّ بعض هؤلاء قد لا يلجؤون إلى الاقتراض من البنوك أو من جهات الإقراض الأُخرى، لكنَّه يتعيَّن عليهم الاحتفاظ بسجلات مالية؛ لتتبُّع سير العمل في مشاريعهم، وضمان نجاحها.
لا شكَّ في أنَّ اهتمام التاجر أو المُستثمِر بمشروعه، وإدارته بصورة صحيحة قانونية، واحتفاظه بسجلات مالية دقيقة عنه؛ سيساعده على التخطيط له جيدًا، وتنفيذه بصورة أفضل. وتأسيسًا على ذلك، إذا كنت ترغب في الحصول على قرض مصرفي أو الاستثمار في مجال ما، فإنَّه يتعيَّن عليك إضفاء الطابع القانوني على عملك، والاحتفاظ بالسجلات المالية الخاصة به.
حفظ السجلات المالية
فيما يأتي الإجراءات المُتَّبَعة في حفظ السجلات المالية:
01
تسجيل المبيعات: يجب تسجيل المبيعات اليومية والشهرية والسنوية في دفتر إيصالات المبيعات؛ ذلك أنَّ سجلات المبيعات تساعد صاحب العمل على التأكُّد أنَّ عمله يسير على النحو المُخطَّط له.
02
تسجيل جميع المشتريات: يجب تسجيل جميع المشتريات في دفتر خاص بذلك، وحفظ جميع الوصولات في ملف شهري؛ ما يُسهِّل عملية استخراجها عند الحاجة إليها. وكذلك يجب تسجيل مدفوعات جميع اللوازم التي لا يُمكِن تنفيذ العمل من دونها.
03
تسجيل المعدات والأثاث: يجب تسجيل جميع المشتريات اللازمة لتنفيذ العمل (مثل: الأثاث، والمعدات، والأجهزة)، والاحتفاظ بالفواتير المُتعلِّقة بها؛ ذلك أنَّ الحصول على قرض بنكي يتطلَّب توافر كل ذلك لإثبات قيمة هذه المشتريات.
04
المحافظة على ترتيب الوثائق: يجب الاحتفاظ بجميع الأوراق المهمة المُتعلِّقة بالعمل، بما في ذلك: التصاريح، والتراخيص، والمعلومات الضريبية والقانونية. وكذلك حفظ المستندات الخاصة بصاحب العمل في ملف؛ لاستخراجها بسهولة عند الحاجة إليها
إنَّ حفظ السجلات المالية عملية أساسية وضرورية لإدارة العمل بصورة جيدة، وهو أمر سهل جدًّا لصاحب العمل الذي يُمكِنه تدريب الموظفين عليه، وعلى إعداد تقارير موجزة: يومية، وأسبوعية، وشهرية. ومن ثَمَّ، فإنَّه يتعيَّن عليه استخدام السجلات والبيانات المالية في تسيير شؤون عمله وتوثيقها؛ لضمان تحقيق النجاح المنشود.
فيما يأتي أبرز السجلات التي تساعد الريادي/ صاحب الشركة على البدء بالعمل وإدارته:
سجل المبيعات
سجل يحوي قائمة تتضمَّن تفاصيل جميع المبيعات تبعًا لنوع المُنتَج؛ ما يساعد على تعرُّف المُنتَجات المبيعة، ونسب أرباحها، ثم اتخاذ القرارات المناسبة بناءً على ذلك، واختيار المُنتَج الأكثر مبيعًا، والترويج له
سجل المشتريات
سجل مُشابِه لسجل المبيعات، وهو يحوي القائمة نفسها، لكنَّه خاص فقط بالمشتريات.
سجل المبيعات (مثال وشرح)
| التاريخ |
رقم البند أو الوصل
|
المُنتَج (أ)
|
المُنتَج (ب)
|
المُنتَج (ج)
|
إجمالي المبيعات
|
| 1/1/2017م |
17001 |
100 دينار |
20 دينار |
20 دينار |
140 دينار |
| /1/2017م |
17002 |
100 دينار |
120 دينار |
20 دينار |
240 دينار |
| 8/1/2017م |
17003 |
- |
180 دينار |
40 دينار |
220 دينار |
|
|
200 دينار |
320 دينار |
80 دينار |
600 دينار |
أبرز مزايا سجل المبيعات
01
الاعتماد في هذا السجل على المعادلة الآتية
إجمالي الربح= المبيعات - تكلفة السلع
فمثلًا، إذا كانت تكلفة المشتريات الخاصة بصاحب العمل لشهر كانون الثاني (500) دينار أردني، وبلغت قيمة المبيعات (600) دينار أردني، فهذا يعني أنَّ إجمالي الربح (100) دينار فقط، وهو مبلغ لا يكفي لدفع النفقات الأُخرى، مثل: أجرة المحالِّ، ورواتب الموظفين. ومن ثَمَّ، فإنَّ هذا الربح قليل جدًّا؛ لأنَّ النفقات والمصروفات أكثر من الأرباح.
02
معرفة وضع المُنتَجات
يتضمَّن سجل المشتريات قائمة تشير إلى تكلفة كل مُنتَج معروض للبيع؛ ما يساعد صاحب العمل على تحديد المُنتَجات التي تُحقِّق أرباحًا، وتعرُّف هامش الربح لكلٍّ منها.
فمثلًا، مبيعات المنتج (ج) - في الجدول أعلاه - منخفضة جداً (تبلغ 80 دينار)، علمًا بأن تكلفته فقط (10) دنانير، وهو يحقق ربحًا إجماليًّا مقداره (70) دينارا أردنيا. أمّا المُنتَج (ب) فمبيعاته مرتفعة (320 دينار حسب الجدول أعلاه)، مع العلم أن تكلفته (300) دينار، وهو بذلك يُحقِّق فقط ربحًا إجماليًّا مقداره (20) دينار أردنيًّا.
إذن، تسجيل المبيعات والمشتريات يساعد صاحب العمل على تعرُّف ما يَلزم من معلومات وتفصيلات عن مُنتَجاته، ويجعله أكثر قدرة على اتخاذ القرارات المناسبة بخصوصها، علمًا بأنَّ كل متجر يعتمد دفترًا بسيطًا لتسجيل مبيعاته ومشترياته.
إنَّ حفظ السجلات أمر مهم ولازم لمختلف الأعمال التجارية. ويُمكِن لصاحب العمل - في مرحلة مُتقدِّمة- توظيف شخص لأداء هذه المهمة، وتكليفه بعمل سجلات أكثر تطوُّرًا وتفصيلًا، علمًا بأنَّه توجد تقارير يُمكِن إعدادها يوميًّا من سجل النقد الخاص بالعمل، وتُظهِر تفاصيل المبيعات اليومية بحسب المُنتَج. وكذلك فإنَّ حفظ السجلات يُسهِم في ديمومة العمل التجاري، ويجعله أكثر نجاحًا، ويُوفِّر لصاحب هذا العمل معلومات مهمة لإدارته جيدًا.
ابدأ منذ هذه اللحظة بتدوين مبيعاتك في دفاتر خاصة بذلك يوميًّا؛ فهذا سيفتح آفاقًا جديدةً لعملك، ويُسهِم في تقدُّمه وتطوُّره.